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Electronic-Data-Interchange (EDI)

Sie möchten Ihren Schriftverkehr wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine optimieren? Einer Ihrer langjährigen Geschäftspartner ändert interne Prozesse und möchte mit Ihnen Geschäftsdokumente elektronisch übermitteln? Sie möchten mit einer Einkaufgemeinschaft, Handelsgesellschaft oder einem Verband Handel treiben und sollen die Daten per EDI bereitstellen?

Durch die Einführung von EDI werden Kosten gesenkt, die Arbeitsgeschwindigkeit verbessert ohne die Mitarbeiter zu belasten, Dokumente werden genauer übertragen und Prozesse werden wirtschaftlicher. EDI ist eine strategische Entscheidung!

Aber was ist EDI, was kann es und wie funktioniert es?

Was ist EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange und ist der Austausch von strukturierten Daten auf elektronischem Weg zwischen Computersystemen nach vereinbarten Botschaftsstandards. Diese Nachrichtenstandards wurden international definiert (EDIFACT-Standards) um eine Effizienzsteigerung, Datensicherheit sowie Kundenorientierung und Service zu gewährleisten. Mit anderen Worten: EDI erleichtert den elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Kunden und Handelspartnern.

Was kann EDI?

  • Engere Geschäftsbeziehungen werden gebildet und verbesserter Kundenservice ist möglich
  • Erleichtert eine bessere Datenverteilung
  • Reduziert Kosten und erhöht die Effizienz durch Verbesserung des Datenflusses und der Fehlerreduzierung
  • Umweltfreundlich: minimierter Papiereinsatz und Lagerung
  • Verbessert die Sicherheit von Geschäftsvorfällen
  • Verbessert die Genauigkeit und verringert die Notwendigkeit einer erneuten Eingabe von Daten
  • Beschleunigt den Dokumentationsvorgang für Import, Export und Zolldeklaration
  • Erleichtert das Informationsmanagement zwischen Kunden und Handelspartnern

 

Wie funktioniert EDI?

Business-Dokumente

Dies sind alle Dokumente, die in der Regel zwischen den Unternehmen ausgetauscht werden. Die gängigsten Dokumente, die über EDI ausgetauscht werden sind Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine. Aber es gibt auch viele andere wie Zollpapiere, Inventar Dokumente, Versandstatus Dokumente und Zahlungsdokumente.

Standardformat

Da EDI-Dokumente von Computern statt von Menschen verarbeitet werden müssen, muss ein Standardformat verwendet werden, damit der Computer die Dokumente lesen und verstehen kann. Ein Standardformat beschreibt, was jede Information ist und in welchem Format (z. B. Zahl, Datum, Text). Ohne ein Standardformat würde jedes Unternehmen Dokumente unter Verwendung seines firmenspezifischen Formats senden. Und wie eine deutschsprachige Person wahrscheinlich japanisch nicht versteht, versteht das Computersystem des Empfängers das unternehmensspezifische Format des Absenderformats nicht. Deshalb wird ein Format bzw. eine Schnittstelle zwischen beiden Kommunikationssystemen gewählt, damit jeder die Informationen in sein eigenes System übersetzen kann.

Es gibt heute mehrere EDI-Standards, darunter ANSI, EDIFACT oder ebXML. Und für jeden Standard gibt es viele verschiedene Versionen, z. B. ANSI 5010 oder EDIFACT Version D12, Release A. Wenn zwei Unternehmen entscheiden, EDI-Dokumente auszutauschen, müssen sie sich auf den spezifischen EDI-Standard und Version einigen.
Unternehmen verwenden in der Regel einen EDI-Translator - entweder als Inhouse-Software oder über einen EDI-Dienstanbieter, um das EDI-Format zu übersetzen, so dass die Daten von ihren internen Anwendungen genutzt werden können und so eine direkte Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht.

Geschäftspartner

Der Austausch von EDI-Dokumenten erfolgt in der Regel zwischen zwei verschiedenen Unternehmen, die als Geschäftspartner oder Handelspartner bezeichnet werden. Zum Beispiel kann Firma A Waren von Firma B. kaufen. A sendet Aufträge an Unternehmen B. Unternehmen A und Unternehmen B sind Geschäftspartner.

 

EDI in 3 Schritten

Wenn Sie ein EDI-Dokument erstellen, z. B. eine Bestellung, müssen Sie sich an die strengen Formatierungsregeln des verwendeten Standards halten. Diese Regeln definieren genau, wo und wie jede Information in dem Dokument gefunden wird. Wenn der EDI-Übersetzer auf dem empfangenden Computer eine eingehende EDI-Bestellung liest, wird er sofort verstehen, wo der Firmenname des Käufers, die Bestellnummer, die bestellten Artikel, der Preis für die einzelnen Artikel usw. zu finden sind. Dass die Daten in das ordnungsgemäße interne Format des Empfängers eingegeben werden, ohne dass eine manuelle Auftragserfassung erforderlich ist.

Es gibt 3 Schritte zum Senden von EDI-Dokumenten - Vorbereiten der Dokumente, Übersetzen der Dokumente ins EDI-Format, Übertragen der EDI-Dokumente an Ihren Partner.

Schritt 1: Bereiten Sie die zu versendenden Dokumente vor

Der erste Schritt besteht darin, die Daten zu sammeln und zu organisieren. Anstatt eine Bestellung zu drucken, erstellt das System eine elektronische Datei mit den notwendigen Informationen, um ein EDI-Dokument zu erstellen.

Schritt 2: Übersetzen der Dokumente ins EDI-Format

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre elektronischen Daten mit Hilfe von Übersetzer-Software zu speisen, um Ihr internes Datenformat in das EDI-Standardformat mit den entsprechenden Segmenten und Datenelementen umzuwandeln. Sie können EDI-Übersetzungssoftware erwerben, die Sie verwalten und pflegen. Dies erfordert eine spezialisierte Mapping-Expertise um festzulegen, wie Ihre internen Daten zu den EDI-Daten abgebildet (d.h. korreliert) werden sollen.
Übersetzungssoftware ist für fast jede Computerumgebung verfügbar, von großen Systemen, die tausende von Transaktionen täglich verarbeiten müssen bis hin zu ein paar hundert Transaktionen pro Woche.
Alternativ können Sie die Übersetzungsdienste eines EDI-Dienstleisters nutzen. In diesem Fall senden Sie Ihre Daten an den Provider, der die Übersetzung an und aus dem EDI-Format für Sie übernimmt.

Schritt 3: Verbinden und senden Sie Ihre EDI-Dokumente an Ihren Geschäftspartner

Sobald Ihre Geschäftsdokumente ins entsprechende EDI-Format übersetzt werden, können sie an Ihren Geschäftspartner übermittelt werden. Sie müssen entscheiden, wie Sie mit jedem Ihrer Partner verbinden, um diese Übertragung durchzuführen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die am häufigsten vorkommen:

  1. direkte Verbindung über AS2 oder ein anderes sicheres Internetprotokoll
  2. Verbindung zu einem EDI-Netzbetreiber (auch als VAN-Provider bezeichnet) unter Verwendung Ihres bevorzugten Kommunikationsprotokolls herstellen und sich auf die Netzwerk-Anbieter, um mit Ihren Geschäftspartnern zu verbinden, unabhängig davon, welches Kommunikationsprotokoll Ihre Partner bevorzugen
  3. eine Kombination aus beiden, abhängig von dem jeweiligen Partner und dem Volumen der Transaktionen, die Sie erwarten zu tauschen.

XRechnung / ZUGFeRD

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber des Bundes erbringt, müssen Sie ab ca. November 2020 Rechnungen elektronisch im Standard XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder weitere Plattformen übermitteln. Viele Software Hersteller (z.b. Lexware) haben die Möglichkeit eine XRechnung zu erzeugen und diese zu übermitteln integriert.

Was zu Verwirrung kommt, dass es sich "nur" um Rechnungen handelt. Geschäftspartner die mehrere Prozesse Abgebildet haben möchten, reicht eine XRechnung nicht aus da z.B. Daten aus Vorbelegen, nicht berücksichtigt, nicht übermittelt werden und somit nicht verarbeitbar sind. Hier ist die klare Abgrenzung zu einer EDIFACT Lösung.

Informationen zu XRechnung erhalten Sie bei Ihrem Software Lieferant oder Hersteller.
Die Firma Lexware z.b. bietet beide Formate in Ihrer Software an. Dies gilt nicht für EDI/ EDIFACT hier benötigen Sie weiterhin einen externen Dienstleister wie wir.