Glossar

Was genau macht EDI? 

EDI regelt den Austausch von Geschäftsdaten in elektronischen Nachrichten/Dokumenten z.B. :

• ORDERS - Auftrag/Bestellung
• DESADV - Versandmitteilung
• INVOIC - Rechnung
• DELVOR - Lieferabruf
• INVRPT - Lagerbestandsbericht
• ORDRSP - Antwort auf eine Bestellung
• PRICAT - Preisliste/Katalog
• ORDCHG - Änderungsmitteilung einer Bestellung
• ... u.v.a.

Zwei der gängigsten Dokumente, die über EDI ausgetauscht werden sind Bestellungen und Rechnungen. Bei der traditionellen Methode um Rechnungen abzuwickeln verwendet man Papierkopien. Wem auch immer Sie Ihre Rechnung zu senden, er muss nach Erhalt der versendeten Kopie die Informationen in sein EDV-System übertragen. Ein EDI-System verkürzt den Prozess, indem es die Informationen von Ihrem Computer sammelt und sie direkt an den Computer Ihres Partners sendet. Der gesamte Transfer kann ein einfacher, fast automatischer Prozess werden, der nur wenig bis gar keine Ressourcen verwendet.

ORDERS - Auftrag/Bestellung

Ein traditioneller Dokumentenaustausch einer Bestellung.
Dieser Vorgang dauert normalerweise drei bis fünf Tage.

• Der Käufer trifft eine Kaufentscheidung, erstellt die Bestellung und druckt sie.
• Der Käufer versendet die Bestellung an den Lieferanten.
• Der Lieferant erhält die Bestellung und gibt sie in das Auftragseingabesystem ein.
• Kunde ruft Lieferanten an, um festzustellen, ob der Kaufauftrag empfangen wurde oder der Lieferant mailt dem Käufer eine Bestätigung des Auftrages.

Eine Bestellung über einen EDI-Dokumentenaustausch
Dieser Prozess erfolgt normalerweise über Nacht und kann weniger als eine Stunde dauern.

• Der Käufer trifft eine Kaufentscheidung, erstellt die Bestellung, druckt sie aber nicht aus.
• EDI-Software erstellt eine elektronische Version der Bestellung und überträgt sie automatisch an den Lieferanten.
• Das Auftragseingabesystem des Lieferanten erhält die Bestellung und aktualisiert das System sofort nach Erhalt.
• Das Auftragseingabesystem des Lieferanten legt eine Bestätigung an und überträgt diese zurück, um den Eingang zu bestätigen.

DESADV - Versandmitteilung

Die Nachricht kann entweder verwendet werden, um den Versand der gelieferten Waren anzuzeigen oder den Versand der zurückzusendenden Waren anzugeben.
Die Mitteilung soll den detaillierten Inhalt einer Sendung mitteilen.
Die Nachricht bezieht sich auf einen Verkäufer und einen Käufer oder deren jeweiligen Vertreter.
Die Nachricht bezieht sich auf einen einzelnen Versandpunkt und einzelne oder mehrere Zielpunkte. Sie kann eine Reihe von verschiedenen Artikeln und Paketen abdecken.
Es ermöglicht dem Empfänger:

• zu wissen, wann das Material verschickt wurde oder versandbereit ist.
• genaue Angaben über die Sendung
• Erste Schritte zur Zollabfertigung bei internationalen Sendungen zu treffen
• die Kontrolle zwischen ausgelieferten Waren zu ermöglichen, gefolgent von einer Rechnung

Die Versandmitteilung sollte immer gesendet werden, bevor Waren physisch geliefert oder zurückgegeben werden. Dies ermöglicht es der empfangenden Partei, die Daten effizient für den Empfang der Waren vorzubereiten.

INVOIC - Rechnung

Die Rechnung kann vor, während oder nach dem Versand der Ware übertragen werden.
Der Empfänger hat die Möglichkeit die einzelnen Positionen der Bestellung, der Lieferung und der Rechnung miteinander zu vergleichen und zu prüfen.
Fehler, besonders in großen Listen, werden geringer und fallen schneller auf.
Dank der Rechnung just-in-time kann auch die Freigabe schneller erfolgen.
Der Empfänger kann so gegebenenfalls häufiger am Skonto sparen, der Verkäufer hat schneller das Geld überwiesen.

DELVOR - Lieferabruf

Eine Nachricht vom Käufer an den Lieferanten.
Die Nachricht kann verwendet werden, um den Einsatz von Arbeits- und Materialressourcen zu autorisieren.
Die Nachricht kann somit von einem Lieferanten an einen Käufer als Antwort auf einen zuvor empfangenen Lieferplan gesendet werden.
Die Nachricht kann als ein Lieferplan durch den Käufer verwendet werden.

Es ermöglicht: 

• die vom Käufer gewünschten Lieferpläne festlegen
• die perfekte Synchronisation zwischen Käufer und Lieferant garantieren
• das Bereitstellung von Informationen, die es ermöglichen, Rohstoffe zu liefern, um Güter auf möglichst wirtschaftliche Weise herzustellen

INVRPT - Lagerbestandsbericht

Eine Nachricht mit Angaben zu gehaltenen Beständen und geplanten oder gezielten Beständen. Die Inventarbericht-Nachricht soll in beiden Richtungen zwischen Handelspartnern verwendet werden.

Die in der Nachricht ausgetauschten Informationen

• beziehen sich auf Vorräte von Rohmaterialien, Fertigwaren, Mehrwegbehältern, die EAN-codiert (European Article Number) sind
• beziehen sich auf Waren die umgetauscht oder zurückgegeben werden können, oder andere inventarisierbare Waren
• können ausgetauscht werden zwischen 
  • einem Hersteller und einem Händler (Großhändler)
  • einem Hersteller und einem Konsignationsinhaber
  • einem Einzelhändler zu einem Großhändler
  • einem Hauptsitz oder einem Dienstanbieter usw.

Die Nachricht enthält Funktionen zur Unterscheidung von Inventarklassen und zur finanziellen Bewertung von Vorräten.

Die angegebenen Mengen

• die sich auf das gehaltene Produkt beziehen, können für einen bestimmten Zeitraum den Anfangsbestand, den tatsächlichen Bestand, die in der Qualitätskontrolle gehaltenen Bestände, den beschädigten Bestand und die Warenbewegung (Zugänge oder Abhebungen) des gehaltenen Bestands anzeigen.
• können sich auch auf geplante oder gezielte Bestände beziehen und können Modell- oder Zielbestände, Mindestbestände, Höchstbestände und Umlagerungsbestände anzeigen.
• können sich direkt auf ein Produkt oder eine Verpackung beziehen und können weiter unterteilt werden in Gruppen oder Klassen, wie z.B. Charge, Standort, Alter usw.

Für jede spezifizierte Größe ist es möglich, Statusinformationen (Ereignisse, die geschehen sind und die Gründe für die Ereignisse) und die relativen Paketidentifikationen der beteiligten physikalischen Einheiten anzugeben.

PRICAT - Preisliste/Katalog

Eine Nachricht mit Informationen zu Preisen und Katalogdetails für Waren und Dienstleistungen, die ein Verkäufer einem Käufer anbietet.
Die Nachricht kann auch von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet werden, um spezielle Anforderungen wie etwa die Etikettierung des Käufers oder die Verpackungsanforderungen zu spezifizieren.

Die mit der Preis / Verkaufskatalog-Nachricht übermittelten Artikelinformationen

• sollen von den Handelspartnern bei nachfolgenden EDI-Austauschvorgängen kommerzieller Nachrichten als Referenz verwendet werden
• zeigen beschreibende, logistische und Preisinformationen zu einzelnen Produkten an. Dabei können allgemeingültige oder auch kundenspezifische Informationen bereitgestellt werden
• können als vollständige Auflistung aller Produkte des Lieferanten bereitgestellt werden
• können vom Lieferanten einen zentralen Katalog von Produkten füttern lassen oder die Informationen allen interessierten Parteien zur Verfügung stellen und abrufen lassen
• können optional Produkte nach Lieferant oder Hersteller gruppieren

Die Preis- / Verkaufskatalognachricht kann verwendet werden, um eine bestimmte Aktion anzuzeigen. Diese Aktionscodes können zum Ändern, Hinzufügen, Löschen und Bestätigen von Produktinformationen im Detailabschnitt der Nachricht verwendet werden.

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